Handling- og økonomiplan 2021-2024 – Stavanger kommune

7 Organisasjon, utvikling og internkontroll

7 Organisasjon, utvikling og internkontroll

Stavanger kommune skal levere og videreutvikle gode tjenester til innbyggerne og bidra til en bærekraftig samfunnsutvikling. For å få dette til innenfor strammere økonomiske rammer, må kommunen hele tiden jobbe for å ha tilstrekkelig arbeidskraft og rett kompetanse. Dette er utgangspunktet for arbeidet med ny arbeidsgiverstrategi som skal gjelde fra 2021.
Etablering av heltidskultur, utvikling av medarbeideres og lederes kompetanse, arbeid med å legge til rette for godt arbeidsmiljø og forebygge sykefravær, vil være oppmerksomhetsområder også i kommende planperiode.
Stavanger kommune må fortsette å finne nye måter å løse oppgavene på, både i egen organisasjon og sammen med andre aktører. Digitalisering er et viktig virkemiddel i utvikling av kommunens organisasjon. Det må jobbes systematisk med forbedring, og ny kunnskap må tas i bruk. Innovasjonstakten og innovasjonsevnen skal videreutvikles og kommunens forskningsinnsats skal styrkes.
Koronapandemien vil også i 2021 prege kommunens arbeid. Å sikre leveranser av tjenester til innbyggerne, samtidig som smittevern og et forsvarlig arbeidsmiljø ivaretas, vil kreve stor oppmerksomhet og innsats. Samarbeid mellom arbeidsgiver, vernetjenesten og tillitsvalgte er viktig for å lykkes i dette.

7.1 Organisasjon, ledelse og medarbeidere

Medarbeidere og ledere utgjør kommunens viktigste ressurser for å sikre leveranser til innbyggerne og en bærekraftig samfunnsutvikling. Kulturen på arbeidsplassen, organisering av arbeidet, tydelighet i ansvar og roller og samarbeid mellom arbeidsgiver, tillitsvalgte og vernetjenesten har betydning for kvalitet og effektivitet i kommunens tjenester og leveranser. En ny arbeidsgiverstrategi som skal gjelde fra 2021 beskriver hvordan kommunen som organisasjon og arbeidsgiver vil møte dette.

FN-nettverk for bærekraft

Bærekraftig samfunnsutvikling er sentralt for å nå kommunens langsiktige mål.  Stavanger kommune deltar sammen med Trondheim, Ålesund, Asker og Bærum kommune i et nasjonalt FN- nettverk for bærekraft med FN-organisasjonen UNECE. Målet er å utvikle og etablere en systematisk standard for implementering av FNs bærekraftsmål. Kommunen skal i perioden arbeide med å informere, implementere og evaluere status i arbeidet med å nå bærekraftsmålene.

7.1.1 Ny visjon

Arbeidet med implementering av kommunens nye visjon «Vi bygger fellesskap» startet høsten 2020, og vil fortsette i 2021. Gjennom ulike verktøy og hjelpemidler skal ledere og medarbeidere bli kjent med og ta i bruk visjonen. Det er et mål at alle virksomheter får mulighet til å jobbe med hva visjonen betyr for hvordan de leverer tjenestene sine og måten de løser oppgavene sine på. Visjonen vil også bli trukket inn i arbeidet med ulike strategier og planer, som for eksempel ny arbeidsgiverstrategi og kommuneplanens samfunnsdel. I begynnelsen av 2021 blir også de nye verdiene lansert, og det vil bli gjennomført ulike aktiviteter for å sikre at medarbeiderne klarer å identifisere seg med verdiene og bruke dem i sin arbeidshverdag.

7.1.2 Ny arbeidsgiverstrategi – sikre nødvendig kompetanse

Ny arbeidsgiverstrategi skal legges fram til politisk behandling i januar 2021. Strategien skal bidra til at organisasjonen har nødvendig kompetanse for å levere gode tjenester til innbyggerne, og at organisasjonen klarer å tilpasse seg endrede behov og rammer. I dette arbeidet er det viktig å se på hvordan organisasjonen kan ta i bruk den kompetansen som allerede finnes i organisasjonen, hvordan denne kan videreutvikles og hvordan det kan legges til rette for nødvendig endring og forbedring. Andre sentrale områder i strategien er rekruttering av arbeidskraft og bygging av gode arbeidsfellesskap. Arbeidet med den nye arbeidsgiverstrategien og Handlings- og økonomiplan 2021-2024 gjennomføres parallelt og henger tett sammen.

Arbeidskraftsbehov

Det vil i perioden fortsatt være mangel på enkelte faggrupper. Rekruttering av sykepleiere og leger til fastlegeordningen er særlig utfordrende, samtidig som det er krevende å få tak i kvalifiserte lærere og pedagoger i barnehage og skoler på grunn av nasjonale normer for pedagogtetthet. I tillegg påvirker konjunktursvingningene i regionen raskt tilgangen på kompetanse innenfor ingeniør, IKT og byggfagene. For å sikre at det blir god kvalitet i prosessen når nye medarbeidere skal rekrutteres, skal ledere få tilbud om opplæring i dette.

Arbeid med lønnspolitikk

Kommunedirektøren vil utarbeide en lokal lønnspolitisk handlingsplan for Stavanger kommune i 2021. Arbeidet vil ta utgangspunkt i ny arbeidsgiverstrategi, og skal bidra til at kommunen klarer å tiltrekke seg ny kompetanse og videreutvikle kompetansen som allerede finnes i organisasjonen.

Heltidskultur

I Stavanger kommune arbeider en stor andel ansatte i deltidsstillinger, og dette er særlig utbredt i virksomheter som har døgnansvar for beboere. I turnusbaserte yrker på sykehjem, boliger for utviklingshemmede og hjemmebaserte tjenester arbeider omtrent bare en tredjedel av ansatte i 100 prosent stilling. Også innen skolefritidsordningen og i andre deler av kommunen er det utbredt med deltidsstillinger. Å utvikle en heltidskultur hvor flere ansatte jobber i heltidsstillinger, er nødvendig for å møte framtidens arbeidskraftsbehov og for å sikre kvalitet i tjenestene. Det vil også ha også mange positive effekter for den enkelte ansatte og for Stavanger kommune som arbeidsgiver.

For å utvikle en heltidskultur må det arbeides med både strukturer og kultur og holdninger. Arbeidet med å utvikle en heltidskultur er derfor et langsiktig arbeid. I løpet av 2021 vil kommunedirektøren utarbeide en handlingsplan for å styrke arbeidet med en heltidskultur i organisasjonen.

Livsfasepolitikk

Det vil i løpet av 2021 etableres en livsfaseorient personalpolitikk som er tilpasset de behov som ansatte har i ulike faser av arbeidslivet. Behovene kan være knyttet til jobb, familie, fritid eller livssituasjon ellers. Stavanger kommune har et bredt spekter av ansatte. Ansattes behov, engasjement og forutsetninger vil variere over tid, og arbeidsgiver vil se på muligheter for å tilrettelegge for ansatte gjennom hele arbeidslivet.

Målsetningen er at livsfasepolitikken skal bidra til å øke arbeidsdeltakelsen, samt å sikre tilstrekkelig arbeidskraft i framtiden. Kompetanse og mestring er viktige nøkkelord i livsfasepolitikken. Det vil legges til rette for kompetanseheving i alle deler av arbeidslivet, slik at ansatte tilegner seg den kompetansen som er nødvendig for å mestre arbeidet.

7.1.3 Lederopplæring og lederutvikling

Ledelse er sentralt for å sikre gode tjenester, godt arbeidsmiljø med lavt sykefravær, heltidskultur, forbedring og tilpasning til nye rammer. Det pågår et arbeid med å etablere opplæringsplaner for alle ledere. Opplæringsplanene skal tilpasses de ulike lederrollenes behov, og sikre systematisk opplæring i ulike tema som er viktig for å utøve rollen. Aktuelle tema vil blant annet være personalforvaltning, rekruttering og økonomistyring. I selve opplæringen vil det tas i bruk flere ulike læringsformer som digitale plattformer, e-læring, kurs, dialog og samspill.

I tillegg til lederopplæring er lederutvikling viktig for at ledere skal være trygge og tydelige i rollen, forstå handlingsrommet og evne å lede medarbeidere i omstilling og endring. I 2021 vil virksomhetsledere, og etter hvert andre ledere i virksomhetene, prioriteres i et nytt lederutviklingsprogram som vil pågå utover i planperioden. Lederutviklingsprogrammet for direktører, kommunalsjefer og avdelingssjefer som ble gjennomført i 2020 vil følges opp med ulike tiltak og aktiviteter.

7.1.4 Organisering og omstilling

Bemanningssenter

I tekstvedtaket fra Handlings- og økonomiplanen 2020-2023 er kommunedirektøren bedt om å etablere bemanningssentre. De ansatte i bemanningssentrene skal ha fast jobb og full stilling, og målet er at Stavanger skal fase ut bruken av private bemanningsbyråer innenfor tjenesteområdene oppvekst og utdanning og helse og velferd innen 2023.

Kommunedirektøren har ikke funnet at etablering og drift av bemanningssentre medfører økonomiske gevinster, men det kan gi andre fordeler knyttet til kompetanse og stabilitet, og noe frigjort tid for virksomhetene.

På bakgrunn av faglige, økonomiske og administrative vurderinger, anbefaler kommunedirektøren i egen sak som legges fram for politisk behandling parallelt med behandling av Handlings- og økonomiplanen, at etableringen av bemanningssentre gjøres stegvis slik at en kan høste erfaringer og gjøre tilpasninger underveis. Kommunedirektøren vil starte med å etablere et bemanningssenter for barnehager-/SFO i 2021, med et begrenset antall vikarer i faste hele stillinger. Det er på dette området det er lettest å lykkes med ordningen med tanke på tilgang til aktuell arbeidskraft, og fordi en unngår utfordringer knyttet til turnus. Etter hvert som erfaringer høstes kan ordningen utvides til å omfatte flere hele faste stillinger, og også utvides til å omfatte bemanningssenter for Helse og velferd. Ordningen evalueres etter ett års drift for å vurdere videre framdrift eller justering.

«Omstilling 2025»

Kommunedirektøren har over flere år varslet at det er behov for mer grunnleggende endringer for å gjøre noe med det økende spriket mellom veksten i inntekter og utgifter. Dette krever målrettet omstillingsarbeid og prioriteringer over tid – av folkevalgte, ledere og medarbeidere. Skal en lykkes med dette kreves det systematisk og kunnskapsbasert omstillingsarbeid i alle sektorer og på alle nivå, og ikke minst et stødig, modig og godt lederskap. Kommunedirektøren vil sette i gang «Omstilling 2025», et program der mål for og gjennomføring av omstillingen skjer med tett involvering av folkevalgte. «Omstilling 2025» vil bli lagt fram for politisk behandling i 2021.

Organisatoriske grep for å sikre styring og omstillingsevne

For å oppnå bedre helhetlig styring, styrket evne til omstilling og reduserte kostnader har kommunedirektøren i en sak, som legges frem samtidig med handlings- og økonomiplan for 2021-2024, anbefalt at de kommunale foretakene Stavanger natur- og idrettsservice KF, Stavanger byggdrift KF, Sølvberget KF og Stavanger boligbygg KF blir slått sammen med basisorganisasjonen. Dersom kommunestyret vedtar å slå sammen de kommunale foretakene med basisorganisasjonen vil kommunedirektøren etablere et omorganiseringsarbeid hvor en ser nærmer på hvordan berørte oppgaver i både basisorganisasjonen og foretakene best kan organiseres for å ivareta gode resultater og ta ut forbedringer. Erfaringer, prinsipper og prosessuell tilnærming fra arbeidet med ny hovedmodell og kommunesammenslåingen er aktuell for den videre prosessen. Det skal legges til rette for medvirkning og utarbeides ROS-analyser, milepælsplaner og ansvarsoversikter.

Stillingskontroll for å ivareta omstilling

For å sikre at kommunen overholder arbeidsmiljølovens bestemmelser om rett til annet arbeid ved eventuell overtallighet vil kommunedirektøren gjennomføre stillingskontroll i aktuelle områder og perioder. Stillingskontroll innebærer at før stillinger lyses ut skal det gjennom faste kontrollrutiner sjekkes ut om det er aktuelle interne kandidater til stillingene. Det vil bli lagt vekt på å utarbeide enkle rutiner som i så liten grad som mulig fører til unødvendige forsinkelser i ansettelsesprosesser.

7.1.5 HMS

Arbeidsmiljø under koronapandemien

De spesielle omstendighetene rundt koronapandemien påvirker alle deler av arbeidshverdagen for ledere og ansatte i Stavanger kommune. I 2021 må det fortsatt arbeides med å tydeliggjøre arbeidsgivers ansvar og ansattes medvirkningsplikt for et forsvarlig arbeidsmiljø under pandemien.

Alle ansatte skal ivaretas i samsvar med lovverket, uansett om de er fysisk til stede på jobben eller sitter på hjemmekontor. Hjemmekontor benyttes som et smitteforebyggende tiltak, der arbeidets art tilsier at det lar seg gjøre å utføre arbeidsoppgavene hjemmefra. Ulike hjelpeverktøy og informasjonstiltak er iverksatt og videreføres i 2021. Eksempel på dette er veileder for møtevirksomhet og veileder og risikovurdering, differensiert for ulike ansattgrupper (ansatte med brukerkontakt, ansatte med delvis brukerkontakt, ansatte uten brukerkontakt, som kan jobbe delvis hjemme og ansatte uten brukerkontakt, men som ikke kan utføre jobben sin hjemmefra).

Myndighetene har startet gjennomgang av forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem. Hensikten er å ivareta et godt arbeidsmiljø også ved bruk av hjemmekontor. Partene i arbeidslivet er invitert med i dette arbeidet, og Stavanger kommune bidrar med innspill til KS. Stavanger kommunes rutiner for bruk av hjemmekontor vil oppdateres i tråd med forskriftsendringene.

Det årlige arrangementet “Arbeidsmiljøuken” skal gjennomføres i første kvartal 2021 og vil synliggjøre betydningen av godt arbeidsmiljø, arbeidsglede og samarbeid. Koronapandemien gjør at arrangementet i størst mulig grad vil bli gjennomført digitalt og det vil bli lagt til rette for at aktiviteter kan utføres på den enkelte arbeidsplass. Målet er å nå ut til flest mulig ledere og medarbeidere med inspirasjon og konkrete verktøy til å videreutvikle arbeidsmiljøet. ​

HMS-system

Alle omstillingsprosesser skal ivareta et helsefremmende arbeidsmiljø gjennom medvirkning. Arbeidet med å gjennomgå HMS-system og -satsinger videreføres i 2021.

Risikobasert kartlegging av arbeidsmiljø på den enkelte arbeidsplass

For å sikre et godt arbeidsmiljø på den enkelte arbeidsplass, skal det utarbeides en løsning som ivaretar risikobasert kartlegging av det psykososiale arbeidsmiljøet i virksomhetene. Dette skal komme i tillegg til medarbeiderundersøkelsen 10-Faktor. 10-Faktor medarbeiderundersøkelse gir et godt grunnlag for utviklings- og forbedringsarbeid på den enkelte arbeidsplass. Samlet vil 10-Faktor medarbeiderundersøkelse og en risikobasert kartlegging av psykososialt arbeidsmiljø gi et godt grunnlag for organisasjonsutvikling og et fullt forsvarlig arbeidsmiljø.

Stoffkartotek og eksponeringsregister

All håndtering av faremerkede kjemikalier i kommunen skal sikres gjennom oppdatert stoffkartotek, opplæring og rutiner. Arbeidet med anskaffelse av nytt stoffkartotek og eksponeringsregister har startet, og implementeringen vil pågå inn i 2021.

Det er krav i forskrift til at arbeidsgiver skal ha stoffkartotek for helsefarlige stoffer. Forskriften regulerer også at arbeidsgiver skal føre register (eksponeringsregister) over arbeidstakere som kan bli, eller har blitt eksponert for biologiske faktorer, herunder koronasmitte. Dagens løsning for stoffkartotek inkluderer ikke eksponeringsregister. En midlertidig løsning for eksponeringsregister etableres, inntil nytt stoffkartotek med eksponeringsregister er tatt i bruk.

Lovpålagt HMS-opplæring og samarbeid med KS

Under koronapandemien er lovpålagt HMS-opplæring for ledere, medlemmer av arbeidsmiljøutvalg og verneombud utsatt på grunn av smittevernhensyn. Som en midlertidig løsning, er det lagt til rette for å gjennomføre arbeidsmiljø grunnkurs som e-læring. I samarbeid med KS og andre storbykommuner bidrar Stavanger kommune inn i arbeidet med å utvikle e-læringskurs i arbeidsmiljø grunnkurs. E-læringskurset blir tilpasset spesielt til arbeidsmiljørisiko i kommunal sektor.

Forebygging av vold og trusler

Alle ansatte skal oppleve vern mot vold, trusler eller trakassering fra brukere og pårørende. Hendelser med vold og trusler er den hendelsestypen det meldes flest avvik om i avviks og forbedringssystemet «Si ifra!». Disse hendelsene varierer fra lav til høy alvorlighetsgrad. Prosjekt Trygg til stede, i samarbeid med KLP arbeidsmiljønettverk, videreføres i 2021. Hensikten er å etablere et helhetlig system for opplæring i forebygging av vold og trusler og systematisk trene på dette. Slik opplæring har ulik tilnærming og omfang tilpasset aktuell risiko for vold og trusler i tjenesteområdene. Det planlegges å starte opp igjen med ulike opplæringstiltak, under forutsetning av at nødvendige smittevernhensyn kan ivaretas.

7.1.6 Økt nærvær/redusert sykefravær

Systematisk forbedringsarbeid og redusert sykefravær

Redusert sykefravær har betydning for god tjenesteleveranse og et godt arbeidsmiljø på den enkelte arbeidsplass. Dette temaet vil bli innarbeidet i ny arbeidsgiverstrategi. Analyser viser at det er økt behov for arbeidskraft i fremtiden, og et viktig tiltak for å møte dette er å jobbe systematisk for å redusere sykefraværet slik at flest mulig ansatte er på jobb. Innsatsen må styrkes slik at ansatte tas vare på, samtidig som det arbeides aktivt med å forebygge sykefravær og unngå fravær som varer lengre enn nødvendig.

Det pågår et arbeid med gjennomgang og oppfølging av ansatte som har nådd maksdato for sykepenger. Som del av dette skal det gis bistand til ledere i oppfølgingsarbeidet.

I 2021 er det planlagt å ta i bruk e-læring for ledere i sykefraværsoppfølging. Undervisningsformen på aktuelle sykefraværskurs vil måtte tilpasses koronapandemien som pågår.

Sammen for et redusert sykefravær

Prosjektet Sammen for et redusert sykefravær videreføres i 2021. Formålet med prosjektet er å oppnå varig reduksjon i sykefraværet og gjøre ledere og medarbeidere i enda bedre stand til selv å holde et lavt sykefravær. Prosjektet skal styrke lederes kompetanse til å jobbe systematisk med arbeidsmiljø, HMS og systematisk følge opp sykemeldte i egen virksomhet. ​Til nå har prosjektet rettet seg mot ledere og HMS-grupper i utvalgte avdelinger og virksomheter innen barnehager og sykehjem. I 2021 skal det velges ut nye tjenesteområder.

7.2 Innovasjons- og forbedringsarbeid

Innovasjon er med på å drive forbedringsarbeidet i kommunen fremover, og digitalisering er ett av de viktigste virkemidlene i denne sammenheng. Å utvikle og ta i bruk ulike digitale løsninger sammen med innbyggerne, frivillig sektor og næringslivet, regnes som sentralt for å kunne være i stand til å møte framtidens utfordringer på en mer effektiv måte.

Nye arbeidsformer må utvikles og implementeres i de ulike tjenesteområdene. Dette vil fortsatt være et prioritert tiltak i hele planperioden.

7.2.1 Innovasjon

I årene som kommer skal Stavanger kommune fortsatt levere gode tjenester til innbyggerne, men innenfor strammere rammebetingelser enn i dag.  Som et virkemiddel til å oppnå dette må innovasjonsevnen og innovasjonstakten i kommunen styrkes. Vi må utvikle nye eller endrede løsninger, slik at vi kan ta ut ulike former for verdi.

Innovasjonen kan være en ny eller vesentlig endret tjeneste, vare, prosess, organisering eller kommunikasjonsmåte. Å være ny, betyr her at innovasjonen er ny for den aktuelle virksomheten, den kan likevel være kjent for og iverksatt i andre virksomheter.
(Stortingsmeldingen Meld. St. 30 (2019–2020) En innovativ offentlig sektor).

Innovasjon innebærer et brudd med tidligere praksis. Dette skiller innovasjon fra kontinuerlig endring og annet utviklingsarbeid. Innovasjon er å iverksette noe nytt som skaper verdi for innbyggerne og samfunnet.

I stortingsmeldingen fremheves kultur, ledelse og kompetanse som tre viktige hovedprinsipper for å lykkes med innovasjon i offentlig sektor. Dette vil også være sentrale temaer i kommunens nye arbeidsgiverstrategi.

Utvikling av en innovativ kultur, der det – innenfor avtalte rammer- er mulighet til å prøve og feile, og der en samarbeider med kollegaer, innbyggere, næringsliv, akademia, og frivillige i samskapende prosesser, må bygges opp over tid. Roller og ansvar i innovasjonsarbeidet må være avklart og ulike samarbeidsrelasjoner må utvikles og bygges.

Utarbeiding av strategi for innovasjonsarbeidet

For å skape en innovativ og kompetent organisasjon, med ledere som viser vei, er det viktig å ha en felles retning for kommunens arbeid med innovasjon. Det skal derfor i første del av planperioden utarbeides en strategi for kommunens samlede innovasjonsarbeid. I dette arbeidet vil Stortingsmeldingen Meld. St. 30 (2019–2020) En innovativ offentlig sektor være et viktig bidrag.

Strategien vil blant annet inneholde mål og peke ut satsingsområder/veivalg.

Innovasjonsdagen videreføres

Å dele erfaringer og ulike kompetanser med andre kan være et viktig virkemiddel for å utvikle organisasjonens innovasjonskultur, samt å identifisere nye utviklingsområder. «Innovasjonsdagen» vil derfor videreføres i planperioden. Målet er å utvikle en sterk og systematisk innovasjonskultur i kommunen, der en innovasjonsdag for alle ansatte kan inngå som ett av flere tiltak.

7.2.2 Digitalisering

I kommende planperiode vil det være stor aktivitet, både på lokalt og nasjonalt nivå, for å utvikle digitale løsninger. Kommunedirektøren vil i planperioden utvikle gode og brukervennlige selvbetjeningsløsninger for innbyggerne og intensivere arbeidet med å automatisere interne arbeidsprosesser.

For å gi kraft og felles retning skal det i første del av kommende planperiode utarbeides en samordnet strategi for kommunens digitalisering og IKT-satsing.

Utvikling av digital kompetanse hos alle ansatte vil være av stor betydning for å lykkes i fornyings- og forbedringsarbeidet. Evne og kompetanse til å ta i bruk nye digitale løsninger og verktøy vil være avgjørende for å kunne ta ut forventede effekter. For å lykkes med den digitale transformasjonen må kommunen ha rett kompetanse til rett tid. Å ta i bruk nye digitale løsninger fører til nye måter å løse oppgavene på. For å få effekt av digitaliseringsarbeidet er det behov for ny – og/eller endret kompetanse på alle nivåer, både hos ledere og medarbeidere.  Ledere må forstå hvordan teknologi kan utnyttes for å løse virksomhetens oppgaver på nye og bedre måter og medarbeiderne må ha kompetanse til å ta i bruk digitale verktøy og løsninger.

Hvordan ta i bruk ansattes kompetanse og videreutvikle den vil være et sentralt område i kommunens nye arbeidsgiverstrategi.

7.2.3 Prioriterte satsinger i planperioden

Kommunedirektøren vil i kommende planperiode starte opp et systematisk arbeid med å etablere kommunens virksomhetsarkitektur. Dette er et omfattende arbeid og vil gjennomføres stegvis i hele planperioden.

Virksomhetsarkitektur
Virksomhetsarkitektur dreier seg om hvordan en virksomhet er organisert, hvordan arbeidsprosesser er satt sammen og hvordan IT-løsninger utnyttes.

Virksomhetsarkitektur dreier seg om hvordan en virksomhet er organisert, hvordan arbeidsprosesser er satt sammen og hvordan IT-løsninger utnyttes. En virksomhetsarkitektur består av prinsipper, metoder og modeller som til sammen beskriver dette i en helhet. Hensikten med en godt beskrevet og omforent virksomhetsarkitektur er blant annet at enkeltløsninger realiseres i en helhetlig sammenheng og ikke hver for seg. Formålet er å sikre god sammenheng mellom arbeidsprosesser og IT-løsninger, og å unngå at det etableres informasjonssystemer som ikke snakker sammen, eller såkalte siloer. IT-arkitektur utgjør en delmengde av virksomhetens helhetlige arkitektur og handler om hvordan IT-systemer er bygget opp ved hjelp av komponenter og relasjonene mellom disse (Digitaliseringsdirektoratet).

Datasjø

En datasjø er en metode for lagring av alle former for data innenfor ett eller flere områder, og kan sammenliknes med et sentralt datalager for alle typer data: strukturerte data fra databaser og fagsystemer; ustrukturerte data som for eksempel dokumenter, logger, bilder, lyd og video; sensordata, som for eksempel målinger av luftkvalitet, vannstand, antall sykler, biler, parkeringsplasser og lignende.

En datasjø gjør det mulig å tilgjengeliggjøre dataene på en slik måte at det i større grad kan tilrettelegges for innovasjon, dypere innsikt og analyse i dagens tjenestetilbud. Den kan også bidra til å effektivisere arbeidsprosesser og gi mulighet for deling av data med innbyggere, næringsliv og andre (akademia, tjenesteleverandører o.l.)

Stavanger kommune er kommet godt i gang med datasjøarbeidet og har samlet inn data fra flere kilder. Det er nå satt i gang mindre prosjekter innenfor både analyse, innsikt, deling av data og tjenesteutvikling/innovasjon.

Dette er nybrottsarbeid hvor et viktig prinsipp for videre utvikling er trinnvise tilnærminger hvor vi eksperimenterer, tester, justerer og gradvis bygger videre på løsningene innenfor de forskjellige tjenesteområdene. Dette gir oss fortere innsikt og læring, reduserer betydelig risiko og muliggjør hurtigere gevinstrealisering.

Det er etablert et storbynettverk for datasjøutvikling, hvor vi samarbeider med andre norske storbyer på flere områder, både innenfor tjenesteutvikling og videreutvikling av rammeverk og metoder for datasjø. Samarbeidet bidrar til en høyere innovasjonstakt og deling mellom kommunene, og det pågår flere initiativ i denne sammenheng.

Datasjøarbeidet er et viktig satsingsområde for å møte framtidens utfordringer. Kommunedirektøren vil prioritere dette arbeidet høyt i kommende planperiode.

Nasjonal satsing «En innbygger – en journal»

Kommunene har et stort behov for bedre journalløsninger og enklere samhandling med andre aktører i helse- og omsorgssektoren. IKT-systemene i kommunene i dag er i hovedsak avgrenset til hver enkelt virksomhet. Det er derfor satt i gang et nasjonalt prosjekt som heter Akson. Prosjektet jobber blant annet for å utarbeide en felles kommunal pasientjournal og felles samhandlingsløsninger, som knytter helse-Norge bedre sammen. Det langsiktige målet med Akson journal er at den skal tas i bruk av alle aktører i den kommunale helse- og omsorgstjenesten, inkludert fastleger. De første kommunene vil trolig kunne ta i bruk Akson journal fra 2024-2025.

Kommunestyret i Stavanger ga 15. juni 2020 sin tilslutning til å signere intensjonserklæring om Akson for kommunal samhandling og felles kommunal journal.

Det videre arbeidet med Akson er organisert i et felles prosjekt der stat og kommune er likeverdige parter. Her deltar Helse- og omsorgsdepartementet, KS og de 7 foregangskommunene; Bergen, Oslo, Kristiansand, Bærum, Bodø, Vinje og Stavanger. Arbeidet ledes av en styringsgruppe som er ledet av kommunedirektøren i Stavanger.

Oppgradering og fornying av kommunens datasenter

Stavanger kommune har sitt datasenter i Green Mountain på Rennesøy. Løsningene som utgjør datasenteret må stadig fornyes for å være i takt med utviklingen, samt for å ivareta hensynet til stabil drift. Eldre utstyr har større feilrate og vil kunne gi lavere tilgjengelighet på samfunnskritiske løsninger. Kommunen har også behov for å oppgradere og modernisere sikkerhetsarkitekturen i datasenteret.

Stavanger kommune skal forsterke sin posisjon som en datadrevet organisasjon. Det er derfor av avgjørende betydning at kommunen har et robust og moderne datasenter. Utstyret som utgjør datasenteret, har nådd anbefalt levetid fra leverandøren, og det er anbefalt at utstyret skiftes ut i løpet av de neste tre til fem årene.

Digi Rogaland

Digi Rogaland er et samarbeid mellom kommunene i Rogaland om å ta i bruk digitale verktøy for å gi bedre tjenester til innbyggere og næringsliv i Rogaland. Ambisjonen er at innbyggerne skal oppleve at kommunenes digitale løsninger er like på tvers av kommunegrensene.

Det jobbes allerede med flere nasjonale og regionale digitaliseringsprosjekter. Flere løsninger er allerede tatt i bruk både i Stavanger og andre kommuner i Rogaland. I løpet av planperioden er det planlagt innføring av flere store nasjonale IT-løsninger. For å sikre at kommunene henter ut effekter fra disse prosjektene, vil hovedprioriteringen framover være å forberede kommunene på innføringen av de nasjonale løsningene gjennom bl.a. felles implementeringsløp og deling av erfaringer.

Stavanger kommune har en sentral rolle i Digi Rogaland siden sekretariatet er lagt til Stavanger kommune. Digi Rogaland samarbeider tett med KS og andre digitaliseringsnettverk i Norge, og har en god dialog med andre fagmiljøer og leverandører.

Det jobbes også med å heve kompetansen innenfor digitalisering og endringsarbeid, som for eksempel gevinstarbeid (identifisering og hvordan kommunene skal realisere gevinstene), tjenestedesign, automatisering og andre effektivitetstiltak. Samtidig tilrettelegges det for samhandling innenfor ulike fagområder, som for eksempel virksomhetsarkitektur og eHelse, som vil bli viktig i denne perioden.

7.3 Forskning

Forskning og innovasjon står sentralt i utviklingen av en bærekraftig kommune og et bærekraftig samfunn. Forskning er søken etter ny kunnskap for å finne nye, endrede eller bedre løsninger. Målet er at tjenestene som gis skal ha en kunnskapsbasert tilnærming. Kommunen skal i kommende planperiode øke forskningsinnsatsen, både i egen regi og med samarbeidspartnere på dette området.

Kommunens første strategiske plan for forskning vil bli ferdigstilt i 2021. Den vil legge føringer for kommunens videre satsing både internt, lokalt, nasjonalt og internasjonalt.

7.3.1 Styrking av kommunens forskningsinnsats innen helse og omsorgstjenesten gjennom nasjonal satsing og lokalt samarbeid

Et kunnskapsløft for kommunehelsetjenesten er en av fem hovedprioriteringer for https://www.helseomsorg21.no/. Strategien slår blant annet fast at det må være effektive og behovstilpassede tjenester, slik at flest mulig kan holde seg friske lengst mulig.

Dette krever økt satsing på forskning, innovasjon og utdanning i kommunesektoren. I den forbindelse er det gitt ut en rapport som foreslår en struktur for forskning innenfor de kommunale helse og omsorgstjenestene, samt forslag til mulige finansieringsmodeller. Den foreslåtte strukturen er at det etableres tre nivåer; et nasjonal råd, fire regionale samarbeidsorgan og lokale klynger av kommuner som samarbeid med en eller flere motorkommune/r som leder arbeidet. KS sentralt har påtatt seg ansvaret for å etablere og drive det nasjonale nivået.

Kommunedirektøren har, i samråd med omliggende kommuner, påtatt seg ansvaret for å lede – å være motorkommunen i det lokale klyngesamarbeidet i Sør-Rogaland. Arbeidet lokalt støttes av KS- Rogaland.

Klyngesamarbeidet for forskning innen helse- og omsorgstjenestene i Sør-Rogaland ble etablert høsten 2020. Det er opprettet en arbeidsgruppe, bestående av representanter for de ulike kommunene, som ledes av Stavanger kommune. I løpet av 2021 skal det utarbeides mandat for klyngesamarbeidet, og samarbeidsavtaler skal inngås mellom kommunene og med forsknings- og utdanningsinstitusjoner.

Målsettingen er at klyngesamarbeidet om forskning innen helse- og omsorgstjenestene i Sør-Rogaland er startet opp og i drift i første halvår av 2021.

Stavanger kommune vil i planperioden delta i arbeidet med å etablere det regionale samarbeidsorganet i region Vest (Sogn og Fjordane, Vestland og Rogaland) som Bergen leder, samt samarbeide med KS lokalt og sentralt i dette arbeidet.

7.3.2 Forskning i egen regi og bruk av forskerkompetanse

Store samfunnsutfordringer stiller nye krav til måten kommunen løser oppgavene sine på. Et av tiltakene som er iverksatt, er etableringen av den Offentlig sektor-Ph.d.-ordningen i 2014 i regi av Norsk Forskningsråd (NFR). Den overordnede målsettingen med programmet er økt langsiktig og relevant kompetansebygging og forskningsinnsats i offentlige virksomheter, økt forskerrekruttering til offentlig sektor og økt samspill mellom akademia og offentlig sektor.

Offentlig sektor-Ph.d -ordningen
Forskningsprosjektets tittel er: «Hva gir trygge overganger i interkommunal rehabilitering, og hvilke metoder sikrer samhandling på tvers av helsetjenestenivåene?».

Forskningsprosjektets tittel er: «Hva gir trygge overganger i interkommunal rehabilitering, og hvilke metoder sikrer samhandling på tvers av helsetjenestenivåene?». Når forskningsspørsmålene er besvart, vil kommunene og helseforetaket ha et forskningsbasert grunnlag for videre planlegging og tilpasning av rehabiliteringstilbudet.

Kommunen søkte i 2020 og fikk innvilget midler til delfinansiering av et nytt doktorgradsprosjekt innenfor Helse og velferd gjennom Offentlig sektor-Ph.d -ordningen”. Prosjektet gjennomføres av en ansatt innen Helse og velferd. I den kommende planperioden planlegges det igangsetting av flere doktorgradsprosjekter i kommunal regi, der ansatte kan utvikle sin kompetanse gjennom et doktorgradsstudium, samtidig som kommunen får belyst en aktuell problemstilling.

Gjennom doktorgradsprosjektene vil kommunen bli tilført ny kompetanse. Arbeidet med hvordan kommunen skal nyttiggjøre seg denne forskningskompetansen vil fortsette i planperioden. Det er flere forhold som må belyses; balanse mellom bruk av resultatene og oppnådd kunnskap gjennom den praksisnære forskningen inn i tjenesteområdene, og bruk av forskerkompetanse generelt i organisasjonen.

Å ta i bruk forskning

Ny kunnskap er grunnleggende, blant annet i arbeidet med å videreutvikle tjenestene og å sikre at de valgte arbeidsmetodene er i samsvar med oppdatert kunnskap.

Kommunen deltar i, eller leder, flere ulike forskningsprosjekter. Det er per i dag ingen samlet oversikt over den totale innsatsen eller erfaringene, innenfor forskningsområdet.  Det skal i planperioden utvikles og tas i bruk en digital løsning som skal gi en enklere tilgang både til kommunens egne FoU aktiviteter (både pågående og gjennomførte) og annen forskning.

Det skal i perioden også arbeides aktivt med å skaffe midler til forskningsaktiviteter fra ulike forskningsprogrammer, særlig fra Norsk Forskningsråd og Horisont Europa.

7.3.3 Samarbeid med lokale forsknings- og utdanningsinstitusjoner

Kommunen har behov for å øke kompetansen på ulike felt innenfor forskningsområdet. Samarbeid med kunnskaps- og forskningsinstitusjonene er derfor viktig og må fortsatt videreutvikles.

Etableringen av klyngesamarbeid om forskning innen helse og omsorg vil være et viktig bidrag inn i arbeidet med å styrke samarbeidet.

7.3.4 Program for storbyrettet forskning

Programstyret for storbyrettet forskning (Program for storbyforskningskal styrke storbyenes interesser og sikre at de er i stand til å løse oppgavene de er satt til å utføre. Kommunene Oslo, Bergen, Trondheim, Stavanger, Kristiansand, Tromsø og Bærum samarbeider med KS om forsknings- og utviklingsprosjekter som er særlig relevante for storbyene.

De strategiske forskningstemaene programstyret vektlegger for 2020-2023 ble vedtatt i Hovedstyret i KS i juni 2020. De prioriterte forskningsområdene for kommende periode er:

  • Klimaendringer, miljøhensyn og bærekraftig byutvikling
  • Digitalisering, og teknologisk utvikling
  • Kommunen som tjenesteleverandør i en ny tid

7.3.5 Internasjonalt arbeid gjennom nasjonalt samarbeid

«Horisont Europa» er det nye forsknings- og innovasjonsprogrammet i EU. Det avløser Horizon 2020 og vil gjelde fra 2021.  Dette er verdens største program for finansiering av forskning og innovasjon.

Norsk Forskningsråd (NFR) har, i forbindelse med “Horisont Europa”, nedsatt ulike referansegrupper. Disse referansegruppene skal komme med innspill knyttet til Norges prioriteringer, strategiske prosesser og oppfølgingen av “Horisont Europa”s neste, syvårige rammeprogram.

Medlemmene i referansegruppene kommer fra norske forskningsmiljøer, næringsliv, offentlige virksomheter og andre mulige deltakergrupper i “Horisont Europa”.  Stavanger kommune er, sammen med noen få andre kommuner invitert inn i dette arbeidet. Stavanger kommune har representanter inn i Helse-gruppen og i Klima, energi og mobilitet-gruppen i “Horisont Europa”.

Deltakelse i NFRs ulike referansegrupper vil også styrke kommunens FoU-arbeid, blant annet gjennom mer innsikt og kunnskap om forskningsaktiviteter i regi av EU og gjennom etableringen av nye nettverk.

7.3.6 Horizon 2020-prosjekt «AI4Cities»

AI4Cities er et utviklingsprosjekt, som skal skje gjennom såkalte innovative anskaffelser. Det treårige prosjektet starter opp i februar 2020 og forventes sluttført i løpet av 2023. Prosjektet har et budsjett på om lag 6,7 millioner euro.

AI4Cities er et Horizon 2020-prosjekt, hvor byene Helsinki, København, Amsterdam, Tallinn, Parisregionen og Stavanger kommune vil utfordre markedet til å utvikle morgendagens nye løsninger basert på kunstig intelligens. Konsortiet ledes av Helsinki.

Teknologiske nyvinninger basert på kunstig intelligens skal bidra til å redusere CO2-utslipp fra bygninger og kjøretøy, og på den måten bidra til å innfri kommunens ambisiøse klima- og miljøplan. Gjennom AI4Cities vil Stavanger kommune bidra til utviklingen av nye løsninger, men også kunne skape nye markeder og arbeidsplasser. AI4Cities er ett eksempel på hvordan Stavanger kommune, gjennom anskaffelsesprosesser, går i dialog med og utfordrer næringslivet til å bidra i utviklingen av nye løsninger.

7.4 Virksomhetsstyring, internkontroll og kvalitet

Internkontroll inngår i kommunens systemer for virksomhetsstyring og kvalitet, og har en særlig viktig rolle når det gjelder å sikre at lover, forskrifter, overordnede instrukser og retningslinjer etterleves, i tråd med kapittel 25 i kommuneloven. Internkontrollen i Stavanger kommune skal være systematisk og risikobasert, gi merverdi og skape trygghet.

Virksomhetsstyring og internkontroll på overordnet nivå skal ivaretas som en helhetlig prosess på tvers av kommunen. Hensikten med prosessen er å tilrettelegge for kvalitet og effektivitet i tjenesteleveranser samt å sikre at vedtatte planer og politiske vedtak gjennomføres.

Felles overordnet kvalitetssystem

Stavanger kommunes kvalitetssystem består av flere deler (moduler) som sammen skal bidra til en økt kvalitet på kommunens tjenester, mer effektiv ressursbruk, redusere sårbarhet ved endringer, og at arbeidsoppgaver utføres i henhold til lover/forskrifter og kommunens standard (interne krav).

Hendelser og avvik
Hendelsestyper i «Si ifra!»:

Hendelsestyper i «Si ifra!»:
Forbedringsforslag
Tjenestekvalitet
Arbeidsmiljø / HMS
Person – Ulykke, uhell og nestenulykke
Informasjonssikkerhet og personvern
Vold og trusler
Materiell – skade, tap og svinn
Klima og miljø
Andre avvik

«Si ifra!» er kommunens løsning for avvik og forbedring som ble tatt i bruk i 2020. «Si ifra!» skal bidra til læring og forbedring i kommunen, og synliggjøre risikoområder knyttet til hendelser og avvik.

Som del av kommunens kvalitetssystem vil en modul for arbeidsprosesser og styrende dokumenter gjøres tilgjengelig for ansatte i Stavanger kommune i løpet av 2021. Etter en kartlegging av sentrale arbeidsprosesser i tjenesteområdene vil prosesser og dokumenter legges inn i systemet for å formidle viktig styringsinformasjon i organisasjonen og styrke internkontrollen. Arbeidet vil kreve involvering fra hvert tjenesteområde.

En modul for utarbeidelse av risikovurderinger i kommunens kvalitetssystem vil utvikles i løpet av 2021. Et felles rammeverk for utarbeidelse av risikovurderinger skal øke forståelsen for god risikostyring, og modulen skal være et hjelpeverktøy for tjenesteområdene i kommunen.

Plattformen – virksomhetsstyringssystem

For å få til betryggende kontroll og Orden i eget hus vil kommunens digitale løsning for virksomhetsstyring videreutvikles. Løsningen ble i 2020 tatt i bruk av ledere og stabsområdene i kommunen. Informasjon om Leders sjekkliste (internkontroll), sykefravær, økonomi, medarbeidere, forvaltningsrevisjoner og tekstvedtak er tilgjengelig. Arbeidet med å utvikle de øvrige områdene vil fortsette i 2021. Sammen med kommunens kvalitetssystem skal disse løsningene styrke den helhetlige styringen i Stavanger kommune.

Orden i eget hus

Tjenesteoppdrag tilpasses det enkelte tjenesteområdet med kilder fra eget fagsystem. Visning av sentrale indikatorer og leveranser.

Økonomi med økonomistatus, rapportering, leders kommentar og prioriterte tiltak.

Sykefravær gir leder informasjon om utvikling i sykefraværet sammenlignet med mål. Leder kommenterer per tertial og prioriteter tiltak.

Leders sjekkliste er en systematisk tilnærming til internkontrollen, og leders tertialvise gjennomgang av utvalgte internkontrollområder. Den årlige HMS spørreundersøkelsen skal inngå og aktiviteter utføres i løpet av året.

Medarbeidere gir leder informasjon om utvikling knyttet til antall ansatte, årsverk, heltid/deltid og permisjon.

Hendelser gir leder informasjon som hentes fra «Si ifra!» kommunens kvalitetssystem avvik, forbedring og varsling «Si ifra!».

Tjenesteoppdrag tilpasses det enkelte tjenesteområdet med kilder fra eget fagsystem. Visning av sentrale indikatorer og leveranser.

Økonomi med økonomistatus, rapportering, leders kommentar og prioriterte tiltak.

Sykefravær gir leder informasjon om utvikling i sykefraværet sammenlignet med mål. Leder kommenterer per tertial og prioriteter tiltak.

Leders sjekkliste er en systematisk tilnærming til internkontrollen, og leders tertialvise gjennomgang av utvalgte internkontrollområder. Den årlige HMS spørreundersøkelsen skal inngå og aktiviteter utføres i løpet av året.

Medarbeidere gir leder informasjon om utvikling knyttet til antall ansatte, årsverk, heltid/deltid og permisjon.

Hendelser gir leder informasjon som hentes fra «Si ifra!» kommunens kvalitetssystem avvik, forbedring og varsling «Si ifra!».