Handling- og økonomiplan 2021-2024 – Stavanger kommune

7.1 Organisasjon, ledelse og medarbeidere

Medarbeidere og ledere utgjør kommunens viktigste ressurser for å sikre leveranser til innbyggerne og en bærekraftig samfunnsutvikling. Kulturen på arbeidsplassen, organisering av arbeidet, tydelighet i ansvar og roller og samarbeid mellom arbeidsgiver, tillitsvalgte og vernetjenesten har betydning for kvalitet og effektivitet i kommunens tjenester og leveranser. En ny arbeidsgiverstrategi som skal gjelde fra 2021 beskriver hvordan kommunen som organisasjon og arbeidsgiver vil møte dette.

FN-nettverk for bærekraft

Bærekraftig samfunnsutvikling er sentralt for å nå kommunens langsiktige mål.  Stavanger kommune deltar sammen med Trondheim, Ålesund, Asker og Bærum kommune i et nasjonalt FN- nettverk for bærekraft med FN-organisasjonen UNECE. Målet er å utvikle og etablere en systematisk standard for implementering av FNs bærekraftsmål. Kommunen skal i perioden arbeide med å informere, implementere og evaluere status i arbeidet med å nå bærekraftsmålene.

7.1.1 Ny visjon

Arbeidet med implementering av kommunens nye visjon «Vi bygger fellesskap» startet høsten 2020, og vil fortsette i 2021. Gjennom ulike verktøy og hjelpemidler skal ledere og medarbeidere bli kjent med og ta i bruk visjonen. Det er et mål at alle virksomheter får mulighet til å jobbe med hva visjonen betyr for hvordan de leverer tjenestene sine og måten de løser oppgavene sine på. Visjonen vil også bli trukket inn i arbeidet med ulike strategier og planer, som for eksempel ny arbeidsgiverstrategi og kommuneplanens samfunnsdel. I begynnelsen av 2021 blir også de nye verdiene lansert, og det vil bli gjennomført ulike aktiviteter for å sikre at medarbeiderne klarer å identifisere seg med verdiene og bruke dem i sin arbeidshverdag.

7.1.2 Ny arbeidsgiverstrategi – sikre nødvendig kompetanse

Ny arbeidsgiverstrategi skal legges fram til politisk behandling i januar 2021. Strategien skal bidra til at organisasjonen har nødvendig kompetanse for å levere gode tjenester til innbyggerne, og at organisasjonen klarer å tilpasse seg endrede behov og rammer. I dette arbeidet er det viktig å se på hvordan organisasjonen kan ta i bruk den kompetansen som allerede finnes i organisasjonen, hvordan denne kan videreutvikles og hvordan det kan legges til rette for nødvendig endring og forbedring. Andre sentrale områder i strategien er rekruttering av arbeidskraft og bygging av gode arbeidsfellesskap. Arbeidet med den nye arbeidsgiverstrategien og Handlings- og økonomiplan 2021-2024 gjennomføres parallelt og henger tett sammen.

Arbeidskraftsbehov

Det vil i perioden fortsatt være mangel på enkelte faggrupper. Rekruttering av sykepleiere og leger til fastlegeordningen er særlig utfordrende, samtidig som det er krevende å få tak i kvalifiserte lærere og pedagoger i barnehage og skoler på grunn av nasjonale normer for pedagogtetthet. I tillegg påvirker konjunktursvingningene i regionen raskt tilgangen på kompetanse innenfor ingeniør, IKT og byggfagene. For å sikre at det blir god kvalitet i prosessen når nye medarbeidere skal rekrutteres, skal ledere få tilbud om opplæring i dette.

Arbeid med lønnspolitikk

Kommunedirektøren vil utarbeide en lokal lønnspolitisk handlingsplan for Stavanger kommune i 2021. Arbeidet vil ta utgangspunkt i ny arbeidsgiverstrategi, og skal bidra til at kommunen klarer å tiltrekke seg ny kompetanse og videreutvikle kompetansen som allerede finnes i organisasjonen.

Heltidskultur

I Stavanger kommune arbeider en stor andel ansatte i deltidsstillinger, og dette er særlig utbredt i virksomheter som har døgnansvar for beboere. I turnusbaserte yrker på sykehjem, boliger for utviklingshemmede og hjemmebaserte tjenester arbeider omtrent bare en tredjedel av ansatte i 100 prosent stilling. Også innen skolefritidsordningen og i andre deler av kommunen er det utbredt med deltidsstillinger. Å utvikle en heltidskultur hvor flere ansatte jobber i heltidsstillinger, er nødvendig for å møte framtidens arbeidskraftsbehov og for å sikre kvalitet i tjenestene. Det vil også ha også mange positive effekter for den enkelte ansatte og for Stavanger kommune som arbeidsgiver.

For å utvikle en heltidskultur må det arbeides med både strukturer og kultur og holdninger. Arbeidet med å utvikle en heltidskultur er derfor et langsiktig arbeid. I løpet av 2021 vil kommunedirektøren utarbeide en handlingsplan for å styrke arbeidet med en heltidskultur i organisasjonen.

Livsfasepolitikk

Det vil i løpet av 2021 etableres en livsfaseorient personalpolitikk som er tilpasset de behov som ansatte har i ulike faser av arbeidslivet. Behovene kan være knyttet til jobb, familie, fritid eller livssituasjon ellers. Stavanger kommune har et bredt spekter av ansatte. Ansattes behov, engasjement og forutsetninger vil variere over tid, og arbeidsgiver vil se på muligheter for å tilrettelegge for ansatte gjennom hele arbeidslivet.

Målsetningen er at livsfasepolitikken skal bidra til å øke arbeidsdeltakelsen, samt å sikre tilstrekkelig arbeidskraft i framtiden. Kompetanse og mestring er viktige nøkkelord i livsfasepolitikken. Det vil legges til rette for kompetanseheving i alle deler av arbeidslivet, slik at ansatte tilegner seg den kompetansen som er nødvendig for å mestre arbeidet.

7.1.3 Lederopplæring og lederutvikling

Ledelse er sentralt for å sikre gode tjenester, godt arbeidsmiljø med lavt sykefravær, heltidskultur, forbedring og tilpasning til nye rammer. Det pågår et arbeid med å etablere opplæringsplaner for alle ledere. Opplæringsplanene skal tilpasses de ulike lederrollenes behov, og sikre systematisk opplæring i ulike tema som er viktig for å utøve rollen. Aktuelle tema vil blant annet være personalforvaltning, rekruttering og økonomistyring. I selve opplæringen vil det tas i bruk flere ulike læringsformer som digitale plattformer, e-læring, kurs, dialog og samspill.

I tillegg til lederopplæring er lederutvikling viktig for at ledere skal være trygge og tydelige i rollen, forstå handlingsrommet og evne å lede medarbeidere i omstilling og endring. I 2021 vil virksomhetsledere, og etter hvert andre ledere i virksomhetene, prioriteres i et nytt lederutviklingsprogram som vil pågå utover i planperioden. Lederutviklingsprogrammet for direktører, kommunalsjefer og avdelingssjefer som ble gjennomført i 2020 vil følges opp med ulike tiltak og aktiviteter.

7.1.4 Organisering og omstilling

Bemanningssenter

I tekstvedtaket fra Handlings- og økonomiplanen 2020-2023 er kommunedirektøren bedt om å etablere bemanningssentre. De ansatte i bemanningssentrene skal ha fast jobb og full stilling, og målet er at Stavanger skal fase ut bruken av private bemanningsbyråer innenfor tjenesteområdene oppvekst og utdanning og helse og velferd innen 2023.

Kommunedirektøren har ikke funnet at etablering og drift av bemanningssentre medfører økonomiske gevinster, men det kan gi andre fordeler knyttet til kompetanse og stabilitet, og noe frigjort tid for virksomhetene.

På bakgrunn av faglige, økonomiske og administrative vurderinger, anbefaler kommunedirektøren i egen sak som legges fram for politisk behandling parallelt med behandling av Handlings- og økonomiplanen, at etableringen av bemanningssentre gjøres stegvis slik at en kan høste erfaringer og gjøre tilpasninger underveis. Kommunedirektøren vil starte med å etablere et bemanningssenter for barnehager-/SFO i 2021, med et begrenset antall vikarer i faste hele stillinger. Det er på dette området det er lettest å lykkes med ordningen med tanke på tilgang til aktuell arbeidskraft, og fordi en unngår utfordringer knyttet til turnus. Etter hvert som erfaringer høstes kan ordningen utvides til å omfatte flere hele faste stillinger, og også utvides til å omfatte bemanningssenter for Helse og velferd. Ordningen evalueres etter ett års drift for å vurdere videre framdrift eller justering.

«Omstilling 2025»

Kommunedirektøren har over flere år varslet at det er behov for mer grunnleggende endringer for å gjøre noe med det økende spriket mellom veksten i inntekter og utgifter. Dette krever målrettet omstillingsarbeid og prioriteringer over tid – av folkevalgte, ledere og medarbeidere. Skal en lykkes med dette kreves det systematisk og kunnskapsbasert omstillingsarbeid i alle sektorer og på alle nivå, og ikke minst et stødig, modig og godt lederskap. Kommunedirektøren vil sette i gang «Omstilling 2025», et program der mål for og gjennomføring av omstillingen skjer med tett involvering av folkevalgte. «Omstilling 2025» vil bli lagt fram for politisk behandling i 2021.

Organisatoriske grep for å sikre styring og omstillingsevne

For å oppnå bedre helhetlig styring, styrket evne til omstilling og reduserte kostnader har kommunedirektøren i en sak, som legges frem samtidig med handlings- og økonomiplan for 2021-2024, anbefalt at de kommunale foretakene Stavanger natur- og idrettsservice KF, Stavanger byggdrift KF, Sølvberget KF og Stavanger boligbygg KF blir slått sammen med basisorganisasjonen. Dersom kommunestyret vedtar å slå sammen de kommunale foretakene med basisorganisasjonen vil kommunedirektøren etablere et omorganiseringsarbeid hvor en ser nærmer på hvordan berørte oppgaver i både basisorganisasjonen og foretakene best kan organiseres for å ivareta gode resultater og ta ut forbedringer. Erfaringer, prinsipper og prosessuell tilnærming fra arbeidet med ny hovedmodell og kommunesammenslåingen er aktuell for den videre prosessen. Det skal legges til rette for medvirkning og utarbeides ROS-analyser, milepælsplaner og ansvarsoversikter.

Stillingskontroll for å ivareta omstilling

For å sikre at kommunen overholder arbeidsmiljølovens bestemmelser om rett til annet arbeid ved eventuell overtallighet vil kommunedirektøren gjennomføre stillingskontroll i aktuelle områder og perioder. Stillingskontroll innebærer at før stillinger lyses ut skal det gjennom faste kontrollrutiner sjekkes ut om det er aktuelle interne kandidater til stillingene. Det vil bli lagt vekt på å utarbeide enkle rutiner som i så liten grad som mulig fører til unødvendige forsinkelser i ansettelsesprosesser.

7.1.5 HMS

Arbeidsmiljø under koronapandemien

De spesielle omstendighetene rundt koronapandemien påvirker alle deler av arbeidshverdagen for ledere og ansatte i Stavanger kommune. I 2021 må det fortsatt arbeides med å tydeliggjøre arbeidsgivers ansvar og ansattes medvirkningsplikt for et forsvarlig arbeidsmiljø under pandemien.

Alle ansatte skal ivaretas i samsvar med lovverket, uansett om de er fysisk til stede på jobben eller sitter på hjemmekontor. Hjemmekontor benyttes som et smitteforebyggende tiltak, der arbeidets art tilsier at det lar seg gjøre å utføre arbeidsoppgavene hjemmefra. Ulike hjelpeverktøy og informasjonstiltak er iverksatt og videreføres i 2021. Eksempel på dette er veileder for møtevirksomhet og veileder og risikovurdering, differensiert for ulike ansattgrupper (ansatte med brukerkontakt, ansatte med delvis brukerkontakt, ansatte uten brukerkontakt, som kan jobbe delvis hjemme og ansatte uten brukerkontakt, men som ikke kan utføre jobben sin hjemmefra).

Myndighetene har startet gjennomgang av forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem. Hensikten er å ivareta et godt arbeidsmiljø også ved bruk av hjemmekontor. Partene i arbeidslivet er invitert med i dette arbeidet, og Stavanger kommune bidrar med innspill til KS. Stavanger kommunes rutiner for bruk av hjemmekontor vil oppdateres i tråd med forskriftsendringene.

Det årlige arrangementet “Arbeidsmiljøuken” skal gjennomføres i første kvartal 2021 og vil synliggjøre betydningen av godt arbeidsmiljø, arbeidsglede og samarbeid. Koronapandemien gjør at arrangementet i størst mulig grad vil bli gjennomført digitalt og det vil bli lagt til rette for at aktiviteter kan utføres på den enkelte arbeidsplass. Målet er å nå ut til flest mulig ledere og medarbeidere med inspirasjon og konkrete verktøy til å videreutvikle arbeidsmiljøet. ​

HMS-system

Alle omstillingsprosesser skal ivareta et helsefremmende arbeidsmiljø gjennom medvirkning. Arbeidet med å gjennomgå HMS-system og -satsinger videreføres i 2021.

Risikobasert kartlegging av arbeidsmiljø på den enkelte arbeidsplass

For å sikre et godt arbeidsmiljø på den enkelte arbeidsplass, skal det utarbeides en løsning som ivaretar risikobasert kartlegging av det psykososiale arbeidsmiljøet i virksomhetene. Dette skal komme i tillegg til medarbeiderundersøkelsen 10-Faktor. 10-Faktor medarbeiderundersøkelse gir et godt grunnlag for utviklings- og forbedringsarbeid på den enkelte arbeidsplass. Samlet vil 10-Faktor medarbeiderundersøkelse og en risikobasert kartlegging av psykososialt arbeidsmiljø gi et godt grunnlag for organisasjonsutvikling og et fullt forsvarlig arbeidsmiljø.

Stoffkartotek og eksponeringsregister

All håndtering av faremerkede kjemikalier i kommunen skal sikres gjennom oppdatert stoffkartotek, opplæring og rutiner. Arbeidet med anskaffelse av nytt stoffkartotek og eksponeringsregister har startet, og implementeringen vil pågå inn i 2021.

Det er krav i forskrift til at arbeidsgiver skal ha stoffkartotek for helsefarlige stoffer. Forskriften regulerer også at arbeidsgiver skal føre register (eksponeringsregister) over arbeidstakere som kan bli, eller har blitt eksponert for biologiske faktorer, herunder koronasmitte. Dagens løsning for stoffkartotek inkluderer ikke eksponeringsregister. En midlertidig løsning for eksponeringsregister etableres, inntil nytt stoffkartotek med eksponeringsregister er tatt i bruk.

Lovpålagt HMS-opplæring og samarbeid med KS

Under koronapandemien er lovpålagt HMS-opplæring for ledere, medlemmer av arbeidsmiljøutvalg og verneombud utsatt på grunn av smittevernhensyn. Som en midlertidig løsning, er det lagt til rette for å gjennomføre arbeidsmiljø grunnkurs som e-læring. I samarbeid med KS og andre storbykommuner bidrar Stavanger kommune inn i arbeidet med å utvikle e-læringskurs i arbeidsmiljø grunnkurs. E-læringskurset blir tilpasset spesielt til arbeidsmiljørisiko i kommunal sektor.

Forebygging av vold og trusler

Alle ansatte skal oppleve vern mot vold, trusler eller trakassering fra brukere og pårørende. Hendelser med vold og trusler er den hendelsestypen det meldes flest avvik om i avviks og forbedringssystemet «Si ifra!». Disse hendelsene varierer fra lav til høy alvorlighetsgrad. Prosjekt Trygg til stede, i samarbeid med KLP arbeidsmiljønettverk, videreføres i 2021. Hensikten er å etablere et helhetlig system for opplæring i forebygging av vold og trusler og systematisk trene på dette. Slik opplæring har ulik tilnærming og omfang tilpasset aktuell risiko for vold og trusler i tjenesteområdene. Det planlegges å starte opp igjen med ulike opplæringstiltak, under forutsetning av at nødvendige smittevernhensyn kan ivaretas.

7.1.6 Økt nærvær/redusert sykefravær

Systematisk forbedringsarbeid og redusert sykefravær

Redusert sykefravær har betydning for god tjenesteleveranse og et godt arbeidsmiljø på den enkelte arbeidsplass. Dette temaet vil bli innarbeidet i ny arbeidsgiverstrategi. Analyser viser at det er økt behov for arbeidskraft i fremtiden, og et viktig tiltak for å møte dette er å jobbe systematisk for å redusere sykefraværet slik at flest mulig ansatte er på jobb. Innsatsen må styrkes slik at ansatte tas vare på, samtidig som det arbeides aktivt med å forebygge sykefravær og unngå fravær som varer lengre enn nødvendig.

Det pågår et arbeid med gjennomgang og oppfølging av ansatte som har nådd maksdato for sykepenger. Som del av dette skal det gis bistand til ledere i oppfølgingsarbeidet.

I 2021 er det planlagt å ta i bruk e-læring for ledere i sykefraværsoppfølging. Undervisningsformen på aktuelle sykefraværskurs vil måtte tilpasses koronapandemien som pågår.

Sammen for et redusert sykefravær

Prosjektet Sammen for et redusert sykefravær videreføres i 2021. Formålet med prosjektet er å oppnå varig reduksjon i sykefraværet og gjøre ledere og medarbeidere i enda bedre stand til selv å holde et lavt sykefravær. Prosjektet skal styrke lederes kompetanse til å jobbe systematisk med arbeidsmiljø, HMS og systematisk følge opp sykemeldte i egen virksomhet. ​Til nå har prosjektet rettet seg mot ledere og HMS-grupper i utvalgte avdelinger og virksomheter innen barnehager og sykehjem. I 2021 skal det velges ut nye tjenesteområder.